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諭旨退職とは、従業員が就業規則に違反するなどした場合に、企業が退職を勧告し、従業員自身が退職届を提出することで成立する懲戒処分の一種です。
この手続きは、懲戒解雇に次ぐ重い処分とされており、従業員にとっては今後のキャリアに大きな影響を及ぼす可能性があります。
本記事では、諭旨退職の定義や懲戒解雇、自己都合退職との違い、適用される具体的なケース、そして適切な手続きを進めるための要件や注意点について詳しく解説します。
目次
諭旨退職は、企業が従業員に対して退職を促し、その従業員が退職届を提出することで、実質的に雇用関係を終了させる懲戒処分の一つです。
懲戒処分の中では、懲戒解雇に次いで重い処分と位置づけられています。
諭旨退職という言葉の「諭旨（ゆし）」とは、「趣旨や理由をさとし告げること」を意味し、企業が従業員に退職の理由を説明し、納得を促す側面があります。
形式上は従業員による自己都合退職となりますが、実態としては企業の意向が強く反映された解雇処分であるため、そのプロセスには慎重な対応が求められます。
したがって、諭旨退職を適切に実施するためには、就業規則への明記や適用理由の明確化、そして公正な手続きの順守が不可欠です。
諭旨退職とは、企業が従業員に退職を勧告し、その勧告を受けて従業員自身が退職届を提出することで成立する懲戒処分の一種です。
この処分は、「諭旨解雇」と表記されることもありますが、「諭旨解雇」と「諭旨退職」はほぼ同じ意味合いで使われています。
懲戒処分の中でも懲戒解雇に次いで重い処分であり、一般的には、従業員が重大な問題行動や就業規則違反を犯した際に適用されますが、懲戒解雇に至るほどの悪質性ではない場合や、従業員に反省が見られる場合に、企業が温情措置として選択することがあります。
法律で明確な定義が定められているわけではなく、その意味や内容は各企業の就業規則によって異なるため、適用を検討する際には自社の就業規則を詳細に確認することが重要です。
従業員が諭旨退職の勧告に応じず退職届を提出しない場合は、懲戒解雇へと移行する可能性も考慮されます。
諭旨解雇と懲戒解雇は、ともに従業員を会社から退職させる懲戒処分ですが、いくつかの重要な違いがあります。
懲戒解雇が会社の一方的な意思表示によって即時解雇される最も重い処分であるのに対し、諭旨解雇は従業員に退職を勧告し、自主的な退職届の提出を促す形式を取ります。
このため、諭旨解雇は懲戒解雇よりも一段階軽い処分とされています。
また、退職金の扱いにも違いが見られます。
懲戒解雇の場合、多くは退職金が全額不支給または大幅に減額される傾向にありますが、諭旨解雇では会社の退職金規程によっては通常の自己都合退職と同等、あるいは一部が支給されるケースもあります。
しかし、従業員が諭旨解雇の勧告を拒否し、退職届を提出しない場合は、懲戒解雇に切り替えることが予定されているため、実質的には懲戒解雇とほぼ同等の重い処分と認識されています。
自己都合退職と諭旨退職は、どちらも従業員が退職届を提出するという形式を取ることがありますが、その本質は大きく異なります。
自己都合退職は、従業員が自身の個人的な理由（転職、結婚、病気、育児、介護など）により、自発的な意思で退職を申し出るものです。
これに対し、諭旨退職は、従業員の問題行動や就業規則違反を理由に、会社側が退職を勧告する懲戒処分の一つであり、従業員の自発的な意思による退職とは性質が異なります。
退職勧奨は、会社が従業員に退職を促す点では諭旨退職と似ていますが、退職勧奨はあくまで任意での退職を促すものであり、懲戒処分ではありません。
一方、諭旨退職は懲戒処分であるため、従業員が退職に応じない場合は、最終的に普通解雇や懲戒解雇に移行する可能性も考慮されます。
このように、自己都合退職、会社都合退職、諭旨退職、普通解雇、退職勧奨はそれぞれ異なり、諭旨退職は従業員の責めに帰すべき重大な理由がある場合に会社が退職を勧告する、懲戒解雇に次ぐ重い処分と理解する必要があります。
諭旨退職を適法かつ適切に進めるためには、いくつかの重要な要件を満たす必要があります。
これらの要件は、後々のトラブルや訴訟リスクを避けるために不可欠です。
労働契約法第15条では、懲戒処分が客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は無効となる旨が定められています。
諭旨退職は懲戒解雇に次ぐ重い処分であるため、従業員の行為の態様、情状、企業への影響などを総合的に考慮し、処分が過重でないか、社会通念に照らして妥当であるかを慎重に判断する必要があります。
諭旨退職を有効に実施するためには、まず企業の就業規則に諭旨退職に関する明確な規定が設けられていることが不可欠です。
多くの企業では、懲戒処分の種類として、戒告、減給、出勤停止、降格、諭旨退職、懲戒解雇などを定めていますが、中には諭旨退職の規定を設けていない場合もあります。
もし就業規則に諭旨退職の規定がなければ、企業は従業員に対して諭旨退職の処分を下すことはできません。
さらに、就業規則に規定があるだけでなく、その就業規則が従業員に適切に周知されていることも重要な要件となります。
従業員が就業規則の内容を知らない場合、規定に基づく処分は法的有効性を認められない可能性があるため、就業規則の閲覧可能な場所への設置、書面での交付、社内イントラネットでの公開など、周知徹底が求められます。
また、就業規則には、どのような行為が諭旨退職の対象となるのか、具体的な懲戒事由を明記しておく必要があります。
これにより、従業員はどのような行為が懲戒処分の対象となるのかを事前に把握でき、企業側も処分事由の客観性と合理性を担保しやすくなります。
就業規則に不備があると、従業員が諭旨退職を拒否した場合に、企業が懲戒解雇に切り替えることが困難になるケースもあるため、規定の整備は非常に重要です。
諭旨退職を適用するためには、従業員の行為が自社の就業規則に定められた懲戒処分、特に諭旨退職の処分事由に具体的に該当していることが不可欠です。
就業規則には、どのような種類の行為がどのような懲戒処分に当たるのかを明確に規定しておく必要があります。
例えば、無断欠勤の長期化、ハラスメント行為、業務上の横領や窃盗、会社の機密情報の漏洩、暴力行為などが懲戒事由として挙げられることがあります。
従業員の行為がこれらのいずれかの事由に該当し、かつその行為の程度が諭旨退職に相当するものであるかを、客観的な証拠に基づいて判断しなければなりません。
処分事由の該当性が曖昧であったり、証拠が不十分であったりすると、後に従業員から不当解雇であると訴えられた際に、企業の処分が無効と判断されるリスクが高まります。
そのため、問題行為の事実確認を徹底し、関連する証拠を十分に収集することが重要です。
また、過去に同様の事案があった場合、その際の処分との均衡も考慮し、処分が公平であるかどうかも検討する必要があります。
処分事由への正確な該当性の判断は、諭旨退職の有効性を左右する重要な要素となります。
諭旨退職は懲戒処分の一つであり、従業員の雇用を終了させる重い措置であるため、その実施が権利濫用とならないように細心の注意を払う必要があります。
労働契約法第15条は、懲戒解雇を含む懲戒処分について、「客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その懲戒処分は無効とする」と定めています。
この「権利濫用」に該当しないためには、まず処分に至った理由が客観的かつ合理的に説明できるものであることが求められます。
つまり、懲戒事由の存在を裏付ける具体的な事実と証拠が必要です。
次に、処分の内容が、問題行為の性質や程度、従業員の反省の有無、過去の勤務態度、会社への影響などを総合的に考慮した上で、社会通念に照らして妥当であると判断される必要があります。
諭旨退職は懲戒解雇に次ぐ重い処分であるため、軽微な違反行為に対して適用すると、処分が過重であるとして無効と判断される可能性があります。
特に、犯罪などの悪質な行為を除き、いきなり諭旨退職を適用するのではなく、段階的な指導や軽い懲戒処分から始めることが、権利濫用と判断されないための重要な要素となります。
また、他の従業員に対して同様の事案で異なる処分を下していないかなど、公平性の観点も考慮する必要があります。
これらの法律的要件をクリアし、不当な処分ではないことを証明できるように準備することが不可欠です。
諭旨退職を進める際には、企業側が法的なリスクを回避し、円滑に手続きを完了させるために、いくつかの重要な注意点を遵守する必要があります。
まず、問題行動の事実確認を徹底し、客観的な証拠を確保することが不可欠です。
不正確な情報や証拠不足は、後に不当解雇として争われる原因となります。
次に、対象従業員に弁明の機会を付与し、言い分を十分に聞くことが重要です。
これは公正な手続きの要件であり、従業員の納得を得る上でも役立ちます。
また、諭旨退職は重い処分であるため、原則として、段階的な指導や軽い懲戒処分を先行させ、それでも改善が見られない場合に最終手段として検討すべきです。
ただし、行為の悪質性が極めて高い場合は、いきなり諭旨退職を検討することも可能です。
さらに、従業員が諭旨退職の勧告を拒否した場合の対応も事前に想定しておく必要があります。
この場合、懲戒解雇への切り替えが選択肢となりますが、その際も解雇予告手当などの法的な要件を遵守しなければなりません。
これらの手順や注意点を踏まえ、慎重に進めることが、企業と従業員の双方にとって望ましい解決へと繋がります。
諭旨退職を検討する際、最も重要かつ最初に実施すべきは、問題行動に関する正確な事実確認です。
従業員による就業規則違反や問題行動が本当にあったのか、その内容、程度、発生日時、場所、関与者などを詳細に調査し、客観的な証拠を収集する必要があります。
本人への確認は、後々のトラブルを防ぐ上で不可欠です。
例えば、関係者からの聞き取り、監視カメラの映像、電子メールの履歴、業務記録、あるいは被害者からの具体的な証言などを集めることが考えられます。
特に、問題行動が疑われる従業員本人からの事情聴取は、その言い分を把握し、処分事由の認定の妥当性を高める上で非常に重要です。
この際、聴取内容は詳細に記録し、可能であれば本人の署名を得ておくことが望ましいです。
事実確認が不十分であったり、証拠が曖昧であったりすると、諭旨退職の処分が客観的な合理性を欠くと判断され、不当解雇として無効となるリスクが高まります。
また、従業員に問題行動を改善する機会を与えたか、上司や人事部による指導履歴があるかといった点も確認し、記録に残しておく必要があります。
これらの慎重な事実確認は、処分が適切であることの裏付けとなり、万が一訴訟に発展した場合にも企業側の主張を支える重要な要素となります。
懲戒処分を検討する際には、対象となる従業員に対して弁明の機会を与える必要があります。
これは公正な手続きの原則であり、従業員の言い分を十分に聴取することで、事実誤認を防ぎ、処分が客観的かつ合理的であるかを最終的に判断するための重要なプロセスです。
弁明の機会の付与の方法としては、予定している懲戒処分の内容と理由を明記した上で、指定の期日までに弁明書の提出を求めたり、弁明の機会を設ける面談を実施したりする方法が一般的です。
通知書には、処分予定の内容、その理由、根拠となる就業規則の条項、弁明書の提出期限または面談日時などを具体的に記載しておくことが一般的です。
従業員が弁明する場では、本人の主張を傾聴し、疑問点があれば質疑応答を通じて明確にすることが重要です。
この際、弁明の内容は詳細に記録し、可能であれば録音などの形で証拠を残しておくことが望ましいでしょう。
従業員が不合理な弁明に終始した場合でも、弁明の機会を与えたという事実自体が、手続きの適正性を担保し、処分の正当性を補強することにつながります。
逆に、弁明の機会を付与しなかった場合や、形式的な付与に留まった場合は、処分の有効性が否定されるリスクが高まるため、慎重な対応が求められます。
諭旨退職は懲戒解雇に次ぐ重い処分であるため、原則としていきなりこの処分を適用するのではなく、段階的な指導を実施し、それでも改善が見られない場合に検討することが重要です。
特に業務上のミスや軽微な規律違反、無断欠勤など、行為の悪質性が極めて高いとまでは言えない場合においては、まず軽い懲戒処分から始めるべきです。
具体的には口頭での注意・指導に始まり、書面による戒告や譴責、減給、出勤停止、降格といった段階を経て、徐々に処分のレベルを上げていくアプローチが考えられます。
このプロセスを通じて、従業員に対して問題行動を改善する機会を十分に与え、改善が見られない場合はさらに重い処分を検討するという経緯を明確にすることが求められます。
それぞれの段階で、問題行動の内容、指導の内容、改善の状況、今後の対応方針などを具体的に記録し、証拠として残しておくことが不可欠です。
これにより、万が一、諭旨退職の処分が裁判で争われた場合でも、企業側が十分な指導努力を尽くしたこと、そして処分が社会通念上相当であると認められる理由があることを証明できます。
ただし、窃盗や横領などの極めて悪質な行為があった場合は、段階的な指導を省略し、最初から重い処分を検討することも許容される場合があります。
諭旨退職は従業員の同意を前提とする形式的な自己都合退職であるため、従業員が会社の勧告を拒否し、退職届に応じない場合は、企業は別の対応を検討する必要があります。
従業員が諭旨退職の勧告を拒否し、退職届の提出に応じない場合、企業は懲戒解雇への切り替えを検討することが一般的です。
なぜなら、諭旨退職は、もともと懲戒解雇に相当するような重大な問題行為があったにもかかわらず、従業員の情状や反省の態度などを考慮して、会社が温情的に与える処分であるとされているためです。
したがって、従業員がこの温情に応じない場合、会社はより厳しい懲戒解雇の選択肢を取ることが可能となります。
懲戒解雇への切り替えを決定する際は、改めてその旨を従業員に通知します。
懲戒処分通知書には、懲戒解雇の理由、根拠となる就業規則の条項、そして懲戒解雇の日付を明確に記載する必要があります。
諭旨退職の勧告を従業員が拒否し、企業が懲戒解雇に切り替える場合、解雇予告と解雇予告手当について法的な対応が必要となります。
労働基準法第20条により、企業は従業員を解雇する場合、原則として少なくとも30日前までに解雇予告を行うか、または30日分以上の平均賃金を解雇予告手当として支払わなければなりません。
解雇日までの予告期間が30日に満たない場合は、不足日数分の解雇予告手当を支払う必要があります。
例えば、即日解雇とする場合は、30日分の解雇予告手当を支払うことになります。
ただし、労働基準監督署から解雇予告除外認定を受けた場合は、解雇予告や解雇予告手当の支払いが不要となる特例があります。
これは、従業員の責めに帰すべき事由が非常に重大で、即時解雇が妥当と認められる場合に限られます。
一方で、諭旨退職自体は、形式上は従業員の自己都合退職となるため、原則として解雇予告や解雇予告手当は発生しません。
しかし、諭旨解雇を拒否されて懲戒解雇に切り替える際は、実質的に解雇とみなされるため、これらの規定の適用を慎重に判断する必要があります。
法的なトラブルを避けるためにも、解雇予告や手当に関する規定を正確に理解し、適切な手続きを踏むことが不可欠です。
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この記事の監修者：樋口陽亮弁護士
杜若経営法律事務所 弁護士
弁護士 樋口陽亮 （ひぐち ようすけ）
【プロフィール】
2016年弁護士登録（第一東京弁護士会）。経営法曹会議会員。
企業の人事労務関係を専門分野とし、個々の企業に合わせ専門的かつ実務に即したアドバイスを提供する。これまで解雇訴訟やハラスメント訴訟、団体交渉拒否・不誠実団体交渉救済申立事件など、多数の労働事件について使用者側の代理人弁護士として幅広く対応。人事労務担当者・社会保険労務士向けの研修会やセミナー等も開催する。
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