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退職勧奨とは、会社が従業員に対し、自らの意思で退職することを促す行為を指します。
これは、雇用契約を終了させるための一つの手段であり、解雇とは異なる法的な性質を持っています。
退職勧奨を適切に進めるためには、その意味や解雇との違い、行われる理由、法的な手順、注意点などを理解しておくことが重要となります。
目次
退職勧奨は、会社が従業員に対して退職を提案し、従業員の同意に基づいて雇用契約を終了させる方法です。
従業員が退職勧奨に応じる義務はなく、拒否する自由があります。
これは、会社から一方的に労働契約を解除する解雇とは明確に異なります。
退職勧奨は、雇用契約を終了させるために、会社と従業員が話し合い、従業員の同意を得ることを目指すものです。
退職勧奨は、あくまで従業員の自由な意思による退職を促すものであり、これに承諾するかどうかは従業員自身が自由に決定できます。
退職勧奨と解雇の最も大きな違いは、従業員の同意の有無にあります。
退職勧奨は、会社が従業員に退職を促し、従業員の合意によって雇用契約を終了させるものです。
一方、解雇は会社からの一方的な意思表示により、従業員の同意なく雇用契約を終了させる行為です。
解雇には客観的に合理的な理由と社会通念上の相当性が必要とされるなど、厳しい法的規制が適用されますが、退職勧奨には解雇のような厳格な規制はありません。
ただし、退職勧奨であっても、その手段や方法が社会通念上相当な範囲を逸脱すると違法となる可能性があります。
退職勧奨が行われる背景には、主に従業員側に問題があるケースと、会社側の事情によるケースがあります。
どちらの理由であっても、退職勧奨は従業員との合意形成を目指すものであり、丁寧に進めることが求められます。
従業員に問題があるケースとしては、能力不足や勤務態度の不良が挙げられます。
例えば、業務に必要な能力が著しく不足しており、改善が見られない場合や、無断欠勤が多い、他の従業員との協調性がなくトラブルを頻繁に起こすといった状況です。
これらの場合、会社は改善指導や配置転換などの措置を講じても状況が改善されない場合に、最終手段として退職勧奨を検討することがあります。
指導や改善の機会を与えたにもかかわらず、問題が解消されない場合に退職勧奨を行うことで、従業員自身も自身の能力や適性について認識を深め、退職に納得しやすくなる可能性があります。
会社側の事情によるケースとしては、経営状況の悪化に伴う人員削減や、事業の再編成、不採算部門の閉鎖などが挙げられます。
これらの場合、会社は経営判断として人員を調整する必要が生じ、希望退職者の募集と並行して特定の従業員に退職勧奨を行うことがあります。
また、会社の組織再編やM&Aなどにより、特定の部署や役職が廃止される場合にも退職勧奨が検討されることがあります。
会社都合による退職勧奨は、従業員に責任があるわけではないため、より慎重な対応と、従業員にとって不利にならないような条件提示が重要となります。
会社が従業員に退職を促す際に、解雇ではなく退職勧奨を選択することにはいくつかの利点があります。
これらの利点を理解することで、退職勧奨がなぜ雇用調整の一手段として用いられるのかが明確になります。
会社にとって退職勧奨の最大の利点は、解雇と比較して法的なリスクが小さい点にあります。
解雇は会社からの一方的な意思表示であるため、無効とされるリスクが伴い、裁判に発展する可能性も高くなります。
これに対し、退職勧奨は従業員との合意による退職を目指すため、適切に行われれば従業員との間の深刻なトラブルを回避しやすくなります。
また、解雇のような厳しい法規制（解雇権濫用の法理など）の適用を受けずに雇用契約を終了させられる可能性があるため、人員整理などの場面で柔軟な対応が可能となります。
さらに、従業員が自身の意思で退職することになるため、他の従業員への心理的な影響や会社の対外的なイメージ悪化を抑えることができる場合もあります。
適法に退職勧奨を進めるためには、いくつかのステップを踏む必要があります。
これらの手順を遵守することで、従業員とのトラブルを回避し、円満な合意退職を目指すことが可能となります。
退職勧奨を行うにあたっては、事前の準備が非常に重要です。
まず、退職勧奨を行う理由を明確にし、その根拠となる客観的な事実や資料（業務成績、勤務態度に関する記録、指導の履歴など）を整理します。
これは、従業員に対して退職を促す理由を具体的に説明するために不可欠です。
また、退職の時期や退職金の上乗せ、再就職支援の有無など、退職条件についても事前に検討し、会社として提示できる条件の範囲を決めておきます。
さらに、面談の際に想定される従業員からの質問や反応に対する回答も準備しておくと、落ち着いて対応できます。
退職勧奨の方針を社内で共有し、関係者間で認識を合わせておくことも円滑な進行のために重要です。
事前の準備が整ったら、対象となる従業員との面談を実施します。
面談は、プライベートな空間で行い、他の従業員に聞かれないように配慮することが重要です。
面談の際には、退職勧奨を行う理由を具体的に、そして丁寧に伝えます。
従業員のこれまでの貢献に感謝の意を示すことも、円滑なコミュニケーションのために有効です。
一方的に会社の方針を伝えるだけでなく、従業員の言い分や気持ちも聞き、対話を通じて進める姿勢が大切です。
面談の時間は、一度に長時間にならないように配慮し、複数回に分けて行うことも検討します。
また、面談内容を正確に記録しておくことで、後々の誤解やトラブルを防ぐことができます。
面談を通じて退職の意向が確認できた場合、具体的な退職条件について従業員と話し合い、すり合わせを行います。
事前に会社が準備した退職条件を提示し、従業員の希望や要望も踏まえて調整します。
退職金の金額、最終出社日、有給休暇の消化、引継ぎ方法、再就職支援の有無などが主な話し合いの対象となります。
従業員が退職後の生活に不安を感じている場合、退職金の上乗せや特別手当、再就職支援などの条件を提示することで、合意を得やすくなる場合があります。
お互いが納得できる条件を見つけるために、柔軟な姿勢で臨むことが重要です。
退職条件について従業員と合意に至ったら、後々のトラブルを防ぐために、合意内容を明確に記載した合意書を作成します。
合意書には、退職日、退職理由（会社都合退職とするかなど）、退職金の金額や支払時期、その他の退職条件（有給休暇の消化、再就職支援など）を具体的に明記します。
合意書は、会社と従業員の双方が内容を確認し、署名または記名押印することで法的な効力を持ちます。
この合意書があることで、退職に関する取り決めが明確になり、後日従業員から退職の有効性について争われるリスクを減らすことができます。
退職勧奨はデリケートな問題であり、従業員との良好な関係を維持しつつ、円満な合意退職に繋げるためには、いくつかの重要なポイントがあります。
これらのポイントを押さえることで、退職勧奨を成功させる確率を高めることができます。
従業員へ退職勧奨を行う際の伝え方は非常に重要です。
退職を一方的に突きつけるのではなく、あくまで会社からの「お願い」であるという姿勢で臨みます。
退職を検討してもらう理由を、感情的にならず、客観的な事実に基づいて丁寧に説明します。
従業員のこれまでの貢献に感謝の意を伝えることも、従業員の感情に配慮する上で大切です。
威圧的な態度や言葉遣いは避け、従業員の尊厳を傷つけないように細心の注意を払います。
従業員が反論したり、感情的になったりした場合でも、冷静に対応し、従業員の言葉に耳を傾ける姿勢を示すことが、信頼関係を損なわずに話し合いを進めるために必要です。
面談の場所や時間、同席者の人数にも配慮し、従業員に過度なプレッシャーを与えない環境を整えることも重要です。
退職勧奨を成功させるためには、従業員が退職に応じるメリットを感じられるような退職条件を提示することが効果的です。
法的に定められた退職金規程に基づくだけでなく、退職金の上乗せや特別手当の支給を検討することで、従業員の退職後の生活への不安を軽減し、退職への同意を得やすくなります。
また、未消化の有給休暇の買い取りや、退職日まで就労義務を免除するといった条件も、従業員にとっては魅力となり得ます。
これらの条件は、会社の経済状況や退職勧奨の理由、従業員の勤続年数などを考慮して慎重に設定する必要があります。
従業員との交渉の中で、これらの条件を柔軟に調整する余地を残しておくことも、合意形成に向けた重要なポイントとなります。
退職勧奨の対象となる従業員が、退職後のキャリアについて不安を抱いている場合、会社として再就職支援を提案することが有効な手段となります。
社内で再就職先のあっせんを行ったり、外部の再就職支援サービスを利用するための費用を会社が負担したりすることで、従業員は安心して次のステップに進むための準備ができます。
再就職支援は、単に経済的な支援だけでなく、履歴書や職務経歴書の作成指導、面接対策、求人情報の提供など、具体的なサポートを含むとより効果的です。
このような支援は、従業員が円満に退職することへの心理的なハードルを下げるだけでなく、会社の社会的責任を果たす姿勢を示すことにも繋がります。
特に、会社の都合による人員削減の場合には、再就職支援は従業員への配慮として非常に重要になります。
退職勧奨は適切に行われれば適法な行為ですが、その手段や方法を誤ると違法と判断される可能性があります。
違法な退職勧奨は、従業員からの訴訟や損害賠償請求に繋がるリスクがあるため、会社はどのような行為が違法となるのかを正確に理解しておく必要があります。
退職勧奨において違法と判断される可能性のある言動としては、従業員の自由な意思決定を妨げるような行為が挙げられます。
具体的には、退職を強要するような発言（「退職しなければ解雇する」「残っても仕事はない」など）や、長時間・多数回にわたる執拗な面談、従業員を孤立させるような配置転換や業務からの排除、他の従業員の前で退職を迫る行為などが該当します。
また、従業員の能力や人格を否定したり、侮辱したりするような言動も、従業員の名誉感情を不当に害するものとして違法と判断されることがあります。
これらの行為は、従業員に不当な心理的圧力を加え、自由な退職意思の形成を妨げるものとみなされます。
過去の裁判例では、退職勧奨が違法と判断され、会社が損害賠償の支払いを命じられるケースが見られます。
例えば、退職勧奨に応じない従業員に対して、必要性の認められない自宅待機命令を長期間継続した事案で、これが違法な退職勧奨の一環であると判断された例があります。
また、従業員が退職を明確に拒否しているにもかかわらず、執拗に多数回の面談を繰り返し、退職を迫る言動があったケースや、従業員を侮辱するような発言があったケースでも、違法性が認められています。
さらに、妊娠を理由とする退職勧奨は、男女雇用機会均等法に違反する可能性があり、たとえ従業員が退職に同意したとしても、その同意が無効とされる裁判例も存在します。
これらの裁判例は、退職勧奨を行う際の手段・方法の重要性を示しています。
退職勧奨はあくまで会社からのお願いであるため、従業員はこれに応じない自由を有しています。
従業員に退職勧奨を拒否された場合、会社はどのように対応すべきでしょうか。
従業員に退職勧奨を拒否された場合、会社はそれ以上の説得を続けることは控えるべきです。
従業員が退職勧奨に応じない意思を明確に示しているにもかかわらず、執拗に退職を求め続けると、退職強要とみなされ違法となる可能性があります。
拒否されたからといって、直ちに解雇に踏み切ることも避けるべきです。
従業員が退職勧奨を拒否する理由を丁寧に聞き、可能な範囲でその理由に対応することも検討できます。
例えば、現在の業務内容に不満がある場合、配置転換を再度検討するなど、別の解決策を模索する姿勢を示すことが、その後の関係性にも影響します。
一度拒否された場合でも、期間を置いて再度退職勧奨を行うこと自体は禁止されていませんが、その際にも従業員の意思を尊重し、威圧的な態度にならないように注意が必要です。
退職勧奨を拒否された後、会社が取りうる行動は、従業員の能力不足や勤務態度不良が理由である場合と、会社都合による人員削減が理由である場合で異なります。
従業員に問題があるケースでは、再度改善指導や教育研修を実施したり、業務内容や部署の変更を検討したりするなど、雇用継続のための努力を続けることが考えられます。
それでも改善が見られない場合や、他の従業員への影響が大きい場合には、就業規則に基づいた懲戒処分や、最終的な手段として解雇を検討せざるを得ない状況になる可能性もあります。
ただし、解雇には厳しい法的要件があるため、慎重な判断と適切な手続きが必要です。
会社都合による人員削減が理由の場合で、退職勧奨に応じてもらえなかったとしても、すぐに解雇できるわけではありません。
整理解雇には要件があり、従業員の選定基準の合理性などが厳しく問われます。
いずれの場合も、法的なリスクを避けるために、専門家である弁護士に相談しながら進めることが重要です。
退職金に関する規定も確認し、従業員にとって不利益にならないような対応を心がける必要があります。
退職勧奨を行う際には、退職金が重要な要素の一つとなります。
従業員が退職に応じるかどうかを判断する上で、退職金は大きな影響を与える可能性があります。
退職勧奨を円滑に進めるために、会社が退職金規定に基づき支払われる退職金に加えて、特別に退職金の上乗せや解決金を提示することがあります。
これは、従業員が退職後の生活資金に対する不安を軽減し、退職への同意を得やすくするためのインセンティブとなります。
退職金の上乗せ額は法律で定められているものではなく、会社の業績や退職勧奨の理由、従業員の勤続年数などを考慮して個別に決定されます。
従業員にとっては、通常よりも有利な条件で退職できる可能性があるため、退職勧奨を受け入れるかどうかの判断材料となります。
退職勧奨において上乗せされる退職金の相場は、具体的な状況によって大きく変動しますが、一般的には月給の数ヶ月分とされることが多いようです。
中には、賃金の3ヶ月分から6ヶ月分程度が目安とされる場合もありますが、これはあくまで一例であり、法的な拘束力はありません。
会社の経営状況が厳しい場合や、従業員側の明確な能力不足などが理由である場合、上乗せ額は少なくなる傾向にあります。
一方、会社都合による大規模な人員削減などで退職勧奨を行う場合には、従業員への配慮として手厚い上乗せが行われることもあります。
具体的な金額については、従業員との個別の交渉を通じて決定されることが一般的です。
退職勧奨に応じて退職した場合、失業保険（雇用保険の基本手当）の受給に関して、自己都合退職とは異なる扱いとなるのが原則です。
失業保険は、離職後の生活を支える重要な制度であり、退職勧奨を検討する上でその扱いは確認しておくべき点です。
退職勧奨による退職は、原則として「会社都合退職」として扱われます。
これは、会社からの働きかけによって雇用契約が終了するものであるためです。
雇用保険法において、「事業主から退職するよう勧告を受けたこと」は特定受給資格者となる条件の一つと定められています。
したがって、退職勧奨を受けて従業員が退職に同意した場合、離職票の離職理由には会社都合による退職であることが明記されることになります。
退職勧奨による会社都合退職の場合、失業保険の給付において自己都合退職よりも有利な扱いを受けることができます。
自己都合退職の場合、通常7日間の待期期間に加えて、2ヶ月または3ヶ月の給付制限期間がありますが、会社都合退職の場合は、7日間の待期期間のみで基本手当の支給が開始されます。
また、雇用保険の被保険者期間や年齢にもよりますが、会社都合退職の方が自己都合退職に比べて所定給付日数が長く設定されているのが一般的です。
これにより、より長期間にわたって失業保険を受給できる可能性が高まります。
ただし、会社が離職票に自己都合退職と記載しようとするケースも稀にあるため、従業員は離職票の内容をしっかりと確認する必要があります。
退職勧奨は法的な問題を伴う可能性があり、また従業員との人間関係にも深く関わるため、慎重な対応が求められます。
適切な知識や経験がないまま進めると、思わぬトラブルに発展するリスクがあります。
そのため、退職勧奨を検討する際には、専門家へ相談することが推奨されます。
退職勧奨に関して弁護士に相談することには、多くのメリットがあります。
弁護士は労働法に関する専門知識を持っており、退職勧奨が適法に行われるための具体的な手順や注意点について的確なアドバイスを提供できます。
違法な退職勧奨となるリスクを回避するための方法や、従業員とのトラブル発生時の対応についても助言を得られます。
また、従業員との交渉の進め方や、提示する退職条件の妥当性についても相談できます。
万が一、従業員が退職勧奨を拒否し、労働審判や訴訟に発展した場合でも、弁護士に依頼することで法的な手続きを適切に進めることができます。
弁護士に相談することで、会社は法的なリスクを最小限に抑えつつ、円満な解決を目指すことが可能となります。
使用者側の労務トラブルに取り組んで40年以上。700社以上の顧問先を持ち、数多くの解決実績を持つ法律事務所です。労務問題に関する講演は年間150件を超え、問題社員対応、残業代請求、団体交渉、労働組合対策、ハラスメントなど企業の労務問題に広く対応しております。
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この記事の監修者：樋口陽亮弁護士
杜若経営法律事務所 弁護士
弁護士 樋口陽亮 （ひぐち ようすけ）
【プロフィール】
2016年弁護士登録（第一東京弁護士会）。経営法曹会議会員。
企業の人事労務関係を専門分野とし、個々の企業に合わせ専門的かつ実務に即したアドバイスを提供する。これまで解雇訴訟やハラスメント訴訟、団体交渉拒否・不誠実団体交渉救済申立事件など、多数の労働事件について使用者側の代理人弁護士として幅広く対応。人事労務担当者・社会保険労務士向けの研修会やセミナー等も開催する。
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