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従業員による通勤手当の不正受給は、多くの会社で起こりうる問題です。
発覚した場合、会社は事実確認から返還請求、懲戒処分まで慎重な対応が求められます。
対応を誤ると、従業員との間で法的なトラブルに発展する可能性も否定できません。
この記事では、通勤手当を不正に受給された際に会社がとるべき具体的な対応策について、法的な観点から弁護士が解説します。
目次
通勤手当の不正受給には、意図的なものから過失によるものまで様々な手口が存在します。
会社としては、どのような行為が不正にあたるのかを正しく認識し、適切な対応をとることが重要です。
ここでは、代表的な不正受給の例を3つのパターンに分類し、それぞれの具体的な方法について解説します。
これらの手口を把握することは、不正の早期発見や未然防止策の検討にも繋がります。
最も典型的な不正受給の手口は、会社に届け出た通勤経路とは異なる、より安価な方法で実際に通勤し、その差額を不正に得ることです。
例えば、最も高額になることが多い新幹線通勤や特急を利用する経路で申請しておきながら、実際には普通電車やバスを乗り継いで通勤するケースがこれに該当します。
また、複数の交通機関を組み合わせた経路を申請し、一部区間を徒歩や自転車に切り替えて費用を浮かせる手口も考えられます。
このパターンは、従業員の良心に委ねられている部分が大きく、会社側が日常的に確認することが難しいため、発覚しにくい不正の一つといえます。
実際には自転車や徒歩で通勤しているにもかかわらず、電車やバスなどの公共交通機関を利用していると偽って通勤手当を申請する手口です。
このケースは、天候の良い日だけ自転車通勤を行い、雨の日だけ公共交通機関を利用するといった、不正と実利用が混在する場合もあり、事実確認が複雑になることがあります。
特に、自宅から最寄り駅まで徒歩で十分な距離であるにもかかわらずバス代を申請したり、会社から近距離に居住している従業員が徒歩や自転車通勤を隠して定期代を受け取ったりする例が散見されます。
健康志向や交通費節約の意識から行われることが多いですが、これも明確な不正受給行為です。
転居によって通勤経路が変更され、通勤手当が安くなるにもかかわらず、会社への住所変更手続きを怠り、以前の高額な手当を受け取り続けるケースです。
例えば、会社の近くに引っ越して徒歩通勤になったのに、遠方から電車で通勤していた際の定期代をそのまま受給し続けるといった行為が該当します。
特に悪質なケースでは、実際には車通勤が禁止されている、あるいは駐車場代やガソリン代が支給されないため、公共交通機関を利用するとして虚偽の住所から通勤手当を申請する例もあります。
住所変更の届け出は従業員の義務であり、これを怠って過分な手当を受給し続けることは、意図的であれば悪質な不正とみなされます。
従業員による通勤手当の不正受給が疑われる場合、会社は感情的に対応するのではなく、冷静かつ客観的な事実に基づいて段階的に手続きを進める必要があります。
不適切な対応は、後のトラブルを招きかねません。
ここでは、不正受給が発覚した際に会社がとるべき対応を、客観的な証拠収集のための調査から、本人への事情聴取、返還請求、懲戒処分の検討という4つの具体的なステップに分けて解説します。
不正受給の疑いが生じたら、本人に問いただす前に、まずは不正の事実を裏付ける客観的な証拠を収集することが不可欠です。
憶測や伝聞だけで本人を追及すると、事実無根であった場合にパワーハラスメントと捉えられたり、信頼関係を損なったりするリスクがあります。
具体的な証拠としては、ICカードの利用履歴、定期券の購入履歴、住民票の写し、自動車の任意保険証書、同僚からの証言などが挙げられます。
場合によっては、興信所や探偵事務所に素行調査を依頼することも選択肢の一つですが、その際はプライバシー侵害にならないよう慎重な判断が求められます。
客観的な証拠がある程度集まった段階で、本人から直接事情を聴取します。
この際、高圧的な態度で臨むのではなく、あくまで事実確認の場として冷静に行うことが重要です。
収集した証拠を提示しながら、届け出ている通勤経路と実際の通勤方法に相違がないか、引っ越し等の事実はなかったかなどを具体的に質問します。
本人が不正を認めた場合は、いつから、どのような方法で、いくら不正に受給したのかを詳細に確認し、その内容をまとめた「顛末書」や「始末書」を本人の署名・捺印付きで提出させることが望ましいです。
これにより、後の返還請求や懲戒処分のための証拠とすることができます。
事情聴取や証拠によって不正受給の事実が確定したら、不正に受給されていた手当の総額を正確に計算します。
過去に遡って、本来支払われるべきであった適正な通勤手当と、実際に支払われた金額との差額を算出します。
この総額を本人に明示し、書面で返還を命じるのが一般的です。
一括での返金が難しい場合は、本人の経済状況を考慮し、分割払いの誓約書を取り交わすなどの対応も検討します。
ただし、給与から一方的に天引きすることは、労働基準法で原則禁止されているため注意が必要です。
賃金から控除する場合は、必ず本人の同意を書面で得なければなりません。
返還命令に応じない場合は、法的措置も視野に入れることになります。
不正受給した手当の返還とは別に、会社の規律を乱した行為として懲戒処分を検討します。
懲戒処分の種類には、軽いものから順に譴責、減給、出勤停止、諭旨解雇、懲戒解雇などがあります。
どの処分を選択するかは、不正受給の期間、金額、手口の悪質性、本人の反省の態度などを総合的に考慮して判断しなければなりません。
就業規則に懲戒に関する規定がなければ処分は行えません。
また、不正の程度に対して処分が重すぎると、後に訴訟で無効と判断されるリスクがあるため、過去の判例なども参考にしながら慎重に決定する必要があります。
通勤手当の不正受給は、会社に対する背信行為であり、懲戒事由に該当します。
しかし、不正があったからといって、直ちに最も重い処分である懲戒解雇が認められるわけではありません。
懲戒解雇が法的に有効とされるためには、その不正行為が社会通念上、雇用契約を継続できないほど重大かつ悪質であると客観的に認められる必要があります。
安易な判断は、不当解雇として訴訟に発展するリスクを伴います。
懲戒解雇が有効と判断されるには、労働契約法第15条に定められる「客観的に合理的な理由」と「社会通念上の相当性」が必要です。
通勤手当の不正受給における具体的な判断基準としては、①不正受給の期間の長さ、②不正受給額の大きさ、③不正の手口の悪質性（積極的な偽装工作の有無など）、④従業員の地位や役職、⑤本人の反省の度合いや弁明の内容、⑥過去の懲戒処分の有無、などが総合的に考慮されます。
例えば、長期間にわたり高額な差額を意図的に得ていた場合や、発覚後の調査に非協力的で反省が見られない場合は、解雇が有効とされやすくなります。
逆に、金額が少額で期間も短く、過失に近い場合は解雇が無効となる可能性が高まります。
懲戒解雇が有効と判断された事例では、従業員が意図的に会社を欺いた悪質なケースや、不正受給額が多額にのぼるケースが見られます。
かどや製油事件（東京地判平11.11.30）は、従業員が、会社所在地の品川区に居住しながら、住民票を栃木県宇都宮市に移し、虚偽の住所を申告。4年半の間に合計231万円の通勤手当を不正に受給していたという事案です。裁判所は、積極的に虚偽の申告を行った点、4年半で231万円という不正受給の期間と金額の大きさが重視され、懲戒解雇は有効と判断されました。
また、アール企画事件（東京地判平15.3.28）では、2年10か月にわたり、遠方の住所を偽って申告し、定期代として合計102万8,840円を詐取していた事案です。裁判所は、この行為は刑法に該当する犯罪行為であり、即時解雇もやむを得ないほど重大かつ悪質な背信行為であるとして、懲戒解雇が有効とされました。この解雇は労働基準法20条1項但書の解雇予告除外事由にも該当すると判断されています。
懲戒解雇が無効とされた事例では、不正の動機が悪質とはいえない場合や、不正受給額が比較的小額である場合などが挙げられます。
光輪モータース事件（東京地判平18.2.7）は、電車による通勤経路を変更し、月額6,810円の差額が生じたにもかかわらず、会社に届け出ず、4年8か月で約34万円（34万7,780円）を不正に受給したとして懲戒解雇された事案です。裁判所は、以下の点を考慮し、懲戒解雇は重すぎるとして無効と判断されました。
・当初から不正に過大な請求をするために不合理な通勤経路を申告したような詐欺的なケースと比べ、動機はそれほど悪質とはいえないこと。
・不正受給額が会社の経済的損害として大きいとはいえないこと。
・従業員が金銭を返還する準備をしていたこと。
・過去に懲戒処分の経歴がなかったこと。
また、今川学園木の実幼稚園事件（大阪地堺支判平14.3.13）は、転居後も転居前の住所に基づく通勤手当（月額約2万5,000円）を約9か月間不正に受給していたことが、懲戒解雇の理由の一つとされた事案です。裁判所は、勤務先に住所変更を申告しづらい状況があったこと、不正受給期間が比較的短期であることから、服務規律違反の程度は重大とはいえないとして、懲戒解雇は無効と判断されました。
通勤手当の不正受給は、単なる社内規定違反にとどまらず、悪質なケースでは刑法上の犯罪に該当する可能性があります。
具体的には、会社を欺いて金銭を騙し取る行為として「詐欺罪」、あるいは会社の金銭を不法に自分のものにする行為として「業務上横領罪」が成立する場合があります。
これらの罪に問われれば、懲役刑や罰金刑が科されることになり、従業員は極めて重大な不利益を被ります。
従業員による通勤手当の不正受給が発覚した場合、会社は過去に遡って過払い分の返還を請求する権利があります。
しかし、この権利には法律上の「時効」が存在します。
会社が従業員に対して有する返還請求権は、民法上の「不当利得返還請求権」または「不法行為に基づく損害賠償請求権」にあたり、いつの時点で不正が行われたかによって時効期間の考え方が異なるため、注意が必要です。
通勤手当の不正受給は、一度発生すると事後対応に多大な労力を要するため、未然に防ぐ仕組みを構築することが極めて重要です。
不正が起こりにくい環境を整備することで、コンプライアンス意識の向上にも繋がります。
ここでは、社内規程の整備から申請・確認プロセスの見直し、従業員への周知徹底まで、不正受給を防止するための具体的な対策を4つの観点から解説します。
不正受給を防止し、発覚時に厳正な対応をとるための第一歩は、就業規則の整備です。
まず、通勤手当の支給対象者、支給条件（最も経済的かつ合理的な経路など）、申請手続き、変更時の届出義務などを具体的に明記します。
これにより、従業員は何が正しい手続きであるかを明確に認識できます。
さらに重要なのが、不正受給が発覚した場合の罰則規定です。
不正に受給した手当の返還義務はもちろんのこと、どのような行為が懲戒処分の対象となるのかを具体的に定めておく必要があります。
懲戒事由として「通勤手当の不正受給」を明記しておくことで、処分を行う際の明確な根拠となります。
申請された経路どおりに通勤しているかを確認する最も効果的な方法の一つが、物的証拠の提出を義務付けることです。
具体的には、新規購入時や更新時に、購入した定期券のコピー（氏名、区間、有効期間が明記されたもの）や、購入時の領収書の提出を全従業員に義務付けるルールを設けます。
これにより、申請内容と実際の購入状況に齟齬がないかを確認できます。
また、SuicaやPASMOなどのICカードを利用している従業員に対しては、利用履歴の提出を求めることも有効です。
これらのルールを徹底することで、申請内容をごまかすことが物理的に困難になり、不正行為に対する強力な抑止力として機能します。
従業員から申請された通勤経路が、本当に「経済的かつ合理的」であるかを定期的に検証する体制を整えることも重要です。
新規入社時や転居時だけでなく、年に1〜2回程度の頻度で、全従業員の登録情報を一斉に確認する機会を設けると良いでしょう。
インターネットの路線検索サービスなどを利用すれば、届け出された住所から会社までの最短ルートや最安ルートを比較的容易に確認できます。
申請経路が著しく遠回りであったり、不必要に高額な交通手段を利用していたりしないかをチェックします。
この定期的な確認作業は、不正の早期発見につながるだけでなく、従業員に対して「会社は通勤経路をきちんと見ている」という意識を持たせ、不正の抑止に繋がります。
ルールや仕組みを整えるだけでなく、通勤手当の不正受給が重大なコンプライアンス違反であることを全従業員に周知徹底することも不可欠です。
「少しくらいならバレないだろう」といった安易な考えが不正の温床となります。
社内研修や朝礼、社内報などを通じて、不正受給が発覚した場合には、手当の返還だけでなく、就業規則に基づく厳格な懲戒処分の対象となること、悪質なケースでは懲戒解雇や刑事告訴に至る可能性があることなどを具体的に伝えます。
不正行為がいかに高いリスクを伴うかを明確に警告することで、従業員一人ひとりの規範意識を高め、不正を許さない企業風土を醸成することができます。
ここまで通勤手当の不正受給に関する会社の対応や防止策について解説してきましたが、実務上では個別のケースで判断に迷う場面も少なくありません。
例えば、公務員である教員の不正受給がニュースになることもあり、その処分の重さが注目されます。
ここでは、担当者が直面しがちな疑問点について、よくある質問とその回答をQ&A形式でまとめました。
具体的な事例への対応の参考にしてください。
意図的でなくても結果的に過払いが生じていれば不正受給に該当します。
ただし、故意ではなく単なる手続きの失念であった場合は、悪質性が低いと判断されます。
速やかに差額を返還すれば、懲戒解雇のような重い処分に至る可能性は低く、通常は厳重注意や譴責などの処分にとどまります。
匿名の通報であっても無視せず、慎重に事実関係の調査を開始すべきです。
ただし、告発内容を鵜呑みにせず、まずは客観的な証拠収集に努めることが重要です。
通報の対象となった従業員のプライバシーに配慮し、調査していることが周囲に分からないように進める必要があります。
従業員による通勤手当の不正受給が発覚した場合、会社は客観的な証拠に基づき、法的な手続きを段階的に踏む必要があります。
事実確認を徹底し、事案の悪質性に応じて返還請求や懲戒処分を適切に行うことが求められます。
同時に、就業規則の整備や申請プロセスの見直しといった再発防止策を講じることで、不正が起こりにくい組織体制を構築することが可能となります。
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この記事の監修者：樋口陽亮弁護士
杜若経営法律事務所 弁護士
弁護士 樋口陽亮 （ひぐち ようすけ）
【プロフィール】
2016年弁護士登録（第一東京弁護士会）。経営法曹会議会員。
企業の人事労務関係を専門分野とし、個々の企業に合わせ専門的かつ実務に即したアドバイスを提供する。これまで解雇訴訟やハラスメント訴訟、団体交渉拒否・不誠実団体交渉救済申立事件など、多数の労働事件について使用者側の代理人弁護士として幅広く対応。人事労務担当者・社会保険労務士向けの研修会やセミナー等も開催する。
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